Datensicherung – das trügerische Sicherheitsempfinden…

Anfang Februar letzen Jahres ging bei uns (meinem damaligen Brötchengeber) ein Auftrag eines Software Unternehmens ein, wir sollten uns mal um eine Arztpraxis kümmern. Die hätten dort den totalen Gau und per telefonischer Hotline sei dort nichts zu machen. Wir riefen in der Praxis an und fragten wo das Problem liege. „Der Server ist abgestürzt!“
Wir boten an, das ich vor Ort käme, was man aber Angesichts der Anfahrtskosten erst einmal ablehnte.
Zwei Tage später rief die Praxis wieder bei uns an und nun wollte man doch einen vor Ort Termin. Also ab ins Auto und zu Dr. D. nach „G“. – Ein netter Mann, eine stehende Praxis und konfuse Arzthelferinnen.
Als erstes ließ ich mir den Hergang des Gau’s beschreiben: Der Server war mit der Fehlermeldung: „Fehler beim Laden des Betriebssystems“ „NTLDR is missing“ nach dem Wochenende nicht mehr hochgefahren. Also hat man in den Unterlagen gesucht und die Firma, welche die Anlage vor ca. 6 Jahren installiert hatte, ausfindig gemacht.
Leider ein Reinfall – die Firma gab es nicht mehr.
Na, kein Problem, dachte sich der Doc, wir haben ja auch andere Computerfirmen vor Ort. Gesagt getan…
ein Techniker einer „Vor Ort EDV Firma“ nahm sich der Sache an. Ohne lange Nachzufragen hatte er den Fehler schnell gefunden – Betriebssystem kann nicht geladen werden – OK – CD rein und eine neue Installation drüberbügeln. Leider vergaß er den Punkt mit der Formatierung. Frisch und fröhlich ging er ans Werk. Nur stieg das System während der Installation mit Fehlern der Festplatte aus. Also Server mit in die Werkstatt und ’ne neue Festplatte rein, Betriebssystem drauf und wieder in die Praxis. Doc freut sich, schmeißt den Server an und…… wo ist mein Praxisprogramm, wo sind meine Daten. Wie, was? Praxisprogramm und Daten?
Die ortsansässige „EDV Firma“ war mit ihrem Latein am Ende. Und wir hatten einen Auftrag, trotz der Anfahrtskosten.

Nun war ich erst einmal im Bilde. Ich schau mir den Server an und sehe ein Bandlaufwerk!!! Wie sieht es denn mit Datensicherung aus? Das Praxisverwaltungsprogramm ist schnell wieder eingerichtet. Danach spielen wir die Datensicherung zurück und alles ist in Butter. (Dachte ich mir so !!!)
In der Praxis hatten sie auch wirklich ein Band, ja EIN Band. Es wurde seit ca. 6 Jahren für die Datensicherung eingesetzt, täglich.
Die einrichtende Firma hatte offensichtlich vergessen den Doc über den richtigen Umgang mit der Datensicherung aufzuklären. Nur ein Band, ich fasse es nicht. Auch gab es keinen Datenträger der Sicherungssoftware und wie das Programm hieß, mit dem sie täglich ihre Daten sicherten, wusste in der Praxis natürlich auch niemand. Nach einigen Diskussionen und Abwägen der Möglichkeiten wurde von der „Vor Ort“ Firma ein Austauschgerät beschafft und ich hab den defekten Server eingeladen und mitgenommen.
In unserer Werkstatt haben dann div. Recovery Tools mehrere Tage ihr bestes gegeben, leider vergeblich. Durch mehrere Installationsversuche, den damit verbundenen Formatierungen, Plattenfehlern und was weiß ich noch für Widrigkeiten gab es kein brauchbares Ergebnis.

Der Doktor in „G“ hatte nur die Möglichkeit, anhand von Notizen, ADT Daten der KV und der Hilfe von Kollegen (er war Chirurg und in einer Gerätegemeinschaft Röntgen) die Daten seiner Patienten nachzuerfassen. Jedoch von der KV kommen nur Leistungen, Diagnosen und Termine – was ist mit seiner Patientendokumentation? Und die Leistungen der ersten sechs oder sieben Wochen des Jahres waren, mehr oder weniger, nur Bruchstückhaft zu rekonstruieren. (Sicher ein nicht unerheblicher Verlust für die Praxis.)

Welche Fehler wurden gemacht?

Einer der entscheidenden Fehler ist, aus meiner Sicht, der Spargedanke des Arztes. Er hat eine kleine EDV Firma mit der Installation und Betreuung seines Praxisnetzes beauftragt. Die Partnerunternehmen seines Praxissoftwareherstellers waren, laut seiner Aussage, schon ob der An & Abfahrt, zu teuer. Solange alles lief hatte er auch kein Problem, aber als der E-Fall  eintrat gab es die Firma nicht mehr. Also eine andere Firma beauftragt, sie hatten, so der Techniker, noch nie in einer Arztpraxis gearbeitet. Also keine Ahnung was ist ein PVS, wie funktioniert es und, vor allem, wie wichtig ist es für die Praxis. Sie hatten keine Ahnung von den Aufbewahrungsfristen der Patientendaten, von KV-Abrechnungen u.s.w.

Ein weitere Fehler ist sicherlich die mangelhafte Unterweisung seitens der einrichtenden Firma in Bezug auf die Datensicherung. Nur ein Band zur Verfügung zu stellen ist in meinen Augen mehr als frech. Auch keine Aussage über die Lebensdauer zu treffen ist ein grober Beratungsfehler.
Der Arzt (oder auch andere Benutzer) sagen oft von sich: Wir haben doch davon keine Ahnung“ Müssen sie auch nicht. Jedoch sollten von den EDV Betreuern eine vernünftige Vermittlung des, zum sicheren Betrieb der EDV Anlagen, nötigen Grundwissens gewährleistet werden.

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